Descubre el método japonés de las 5S para facilitar la vuelta de vacaciones(I)

Después de las vacaciones, la vuelta al trabajo, al cole o a dónde sea, es una labor dura para todos. Sea cual sea tu actividad, te vamos a ayudar a realizarla de una forma más fácil y efectiva, para que te de menos pereza. Lo conseguiremos aplicando sencillo método – filosofía, que sirve para organizar los entornos laborales y mejorar la productividad.

Se trata de la metodología japonesa de las 5S. Un sistema que especifica 5 sencillos pasos para mejorar, gestionar y mantener cualquier material o área en la que tienes que realizar una actividad. Aunque originariamente este método fue creado para una mejor gestión del mantenimiento en áreas industriales, su eficacia y simplicidad lo ha convertido en un éxito global, que se aplica en empresas de todo tipo y en todos los países del mundo.

En Japón se empezó a utilizar en la fábrica de Toyota en los años 60 pero, hoy en día, se utiliza en todo el planeta y en cualquier tipo de entorno laboral. Es muy efectivo en oficinas y también vale para organizar entornos de estudio.

Se llama método de las 5S porque se realiza en 5 pasos y cada uno de ellos empieza por una palabra japonesa que comienza por la letra S. Su finalidad es mejorar los entornos laborales, las condiciones de trabajo y, como consecuencia conseguir una mayor eficiencia. Un ejemplo clarísimo del método de las 5S lo vemos en los hospitales, en la organización del material de quirófano, pero también es extensible a una peluquería. Otro lugar en el que seguramente no pensaron los japoneses cuando lo inventaron, pero en el que el método de las 5S resulta muy útil es en las cocinas.

Nos gusta tanto que vamos a explicarte en detalle en qué consiste para que puedas ponerlo en práctica. Sus beneficios serán palpables desde el primer día.

Seiri: Clasificación.

Es algo tan sencillo como distinguir lo que nos vale, lo que utilizamos habitualmente, de lo que no lo es. Esto último deberemos descartarlo de nuestro entorno de trabajo ya que no es útil y supone un estorbo. Lo que nos resulta imprescindible para la realización de nuestra labor, deberemos, a su vez, clasificarlo en función del criterio que nos resulte más útil: material al que recurrimos con una frecuencia similar, o material que cumple una misma función. Eso depende de la labor que realicemos cada uno de nosotros.

Por ejemplo, en un entorno industrial se pueden agrupar las herramientas por su tamaño o por su tipo; en un entorno de oficina lo podemos clasificar por su utilidad: informes, contabilidad, archivos, documentación, etc. Y lo mismo podemos hacer en un entorno de estudio, agrupando libros o apuntes por materias.
Seiri es una práctica que aporta beneficios desde el primer momento de su utilización: multiplica el espacio útil y lo despeja de objetos que no usamos, por lo que resulta más fácil controlarlo y mantenerlo. Mejora nuestra visibilidad del entorno y del material útil, por lo que nos evita errores y búsquedas innecesarias.

Seiton: Orden.

Ya hemos descartado lo que sobraba en nuestro espacio de trabajo, ahora debemos organizar todo lo que nos queda de una forma lógica y ordenada. Para ello, la organización debe ser sencilla e intuitiva, en función de criterios que nos resulten habituales. En las empresas resulta muy útil establecer quienes usan determinado material y cada cuanto tiempo lo usan, así se puede guardar lo más utilizado en lugares más accesibles para quienes los utilizan. De esta forma ahorramos en el tiempo de llegar hasta el material, conseguimos evitar búsquedas innecesarias y facilitamos las reposiciones. También evitamos pérdidas o extravíos de material y stock, el control visual es mayor y, en general, se genera un ambiente de trabajo más distendido.

Para establecer y mantener el orden que establezcamos hay una serie de técnicas muy sencillas de aplicar: identificar y distinguir los materiales y las zonas con códigos de colores, por ejemplo y señalizándolo todo correctamente. Un ejemplo muy claro de esta organización son las bibliotecas. En espacios industriales grandes, se pueden usar las marcas o líneas en el suelo. Esto también lo vemos en grandes áreas comerciales y en garajes. Se pueden incluso establecer mapas de actividad por colores.